Xenter Botkyrka

Om Xenter Botkyrka: Xenter Botkyrka håller yrkesutbildning och kompetensutveckling inom media, finans och grafisk produktion.  De bedriver även kulturprojekt och kommunens konferensverksamhet.

Antal studenter 500
Grundat 1991
Använder TimeEdit sedan 2016
Emelie Eriksson, konferensbokare på Xenter Botkyrka

Hur använder ni TimeEdit på Xenter Botkyrka?

Vi använder TimeEdit till många olika arbetsområden. Först så har vi konferensbokningar och lokalbokningar, men även bokningar för klasser och event. TimeEdit webb har vi kunnat använda till flertalet uppgifter, bland annat schemaöversikt, urvalssökning som exempelvis ”ej kompletta bokningar” och statistik då det är mycket enkelt att exportera TimeEdit webb till Excel. TimeEdit webb är väldigt flexibelt så vi hittar nya sätt att använda det på nästan hela tiden.

Vad är det som gör just konferensbokning så komplex?

Våra konferensbokningar innehåller en ganska så markant mängd fler objekt än vad en vanlig schemabokning gör, vilket leder till en mer komplex valdalista.
Simpelt beskrivet så innehåller en konferensbokning 14 stycken objekt varav flera multipla. Dessa genererar cirka 60 olika typer. En komplex konferensbokning med många multipla objekt kan då generera hela 80 olika typer. Det finns som sagt mycket att ta hänsyn till samt mer relevant information som måste föras in innan en konferensbokning kan räknas som fullständig. Sett till en vanlig schemabokning som endast innehåller runt åtta objekt är detta då väldigt komplext.

Vad fick er att titta på en ny lösning för att lösa ert problem med konferensbokningarna?

Vårt gamla program var inte skapat för konferensbokningar och hade inte heller verktygen för att anpassas eller byggas ut efter våra behov, till skillnad från TimeEdit som är väldigt anpassningsbart. Nästintill all information skrevs ned för hand samt i Excel-ark, vilket ledde till att mycket tid kastades bort på administrativt arbete istället för utveckling.

Vilken effekt har införandet av TimeEdit haft på er verksamhet?

TimeEdit har gjort det möjligt för oss att utöka vår verksamhet från 8 bokningar per vecka till cirka 20-30 bokningar per vecka. Det motsvarar en ökning på cirka 300 %. Detta klarar vi med samma antal personal som när vi hade åtta bokningar i veckan. Jag skulle vilja säga att det beror helt och hållet på att TimeEdit har varit så effektivt och anpassningsbart och på så sätt minskat på onödigt administrativt arbete till skillnad från vårt tidigare system. Sammanfattningsvis så har TimeEdit lett till en minskad arbetsbörda, minskad administrativ tid, ökad effektivitet med bokningar, ökad kontroll och gladare kunder!

Universität Potsdam

Med hjälp av TimeEdit kan Potsdam Universität i Tyskland få plats för sina 21 000 studenter i lokaler avsedda för 9000.

Chalmers Tekniska Högskola

För schemaläggarna på Chalmers är studenten i fokus. Med TimeEdit ger de studenterna valfrihet.

Sjöstridsskolan

"Vi ville få det bästa på marknaden och efter en grundlig analys insåg vi att TimeEdit var ett sådant system som vi letade efter"