5 tips för effektiv konferensbokning i TimeEdit

Sedan ett år tillbaka använder Xenter Botkyrka TimeEdit för sin konferensverksamhet vilket har lett till att de har ökat verksamheten med 300 %. Emelie Eriksson (till vänster) och Emma Malm (till höger), konferensbokare delar här med sig av sina erfarenheter och bästa tips för att använda TimeEdit. 

På Xenter Botkyrka skapas utbildningar för yrkeshögskola, gymnasium, kompetensutveckling och kulturprojekt. Sedan tidigare använder de TimeEdit för schemaläggning och lokalbokning. För drygt ett år sedan började de att leta efter ett system för att även kunna hantera sin komplexa konferensverksamhet, som då sköttes i Excelark.  Emelie Eriksson och Emma Malm har varit med under hela processen, från att man började titta på ett nytt program till att nu ha infört TimeEdit. “Från början var jag mycket skeptisk till att använda TimeEdit eftersom jag mest såg det som ett program för schemaläggning och resursbokning”, erkänner Emma. Tillsammans med en konsult från TimeEdit började de tillsammans spåna på hur det skulle kunna se ut, och idag är uppfattningen en helt annan. “TimeEdit för konferensbokning har ökat Xenter Botkyrkas kapacitet från 8 bokningar till att nu hantera 20-30 varje vecka med samma personalstyrka. Jag skulle vilja säga att det beror helt och hållet på att TimeEdit har varit så effektivt och anpassningsbart och på så sätt minskat på onödigt administrativt arbete till skillnad från vårt tidigare system”, fortsätter Emma.

Sammanfattningsvis så har TimeEdit lett till en minskad arbetsbörda, minskad administrativ tid, ökad effektivitet med bokningar, ökad kontroll och gladare kunder.

– Emelie Eriksson, konferensbokare på Xenter Botkyrka

 

Jämfört med att använda TimeEdit istället för Excelark blir det betydligt lättare för andra att vara delaktiga i verksamheten. På Xenter Botkyrka är två ordinarie bokare, vilka kompletteras med  2-3 stycken timanställda som får arbeta när ordinarie är sjuka eller lediga. Dessa timanställda har då samma behörighet som en ordinarie bokare. “Om endast en av oss ordinarie är sjuk/ledig så brukar vi inte ta in någon ersättare. Det går i nuläget att klara sig som ensam konferensvärd/bokare en kortare tid då TimeEdit är så effektivt att jobba med”, säger Emelie.

Emelies och Emmas 5 bästa tips för implementering av effektiv konferensbokning i TimeEdit
  • Testa många olika bokningsscenarion för att ta reda på hur ni vill bygga upp er vy i TimeEdit. Mycket är redan möjligt att göra själv i den nuvarande klienten, men vissa finesser kan behöva programmeras från början. Håll en dialog med er konsult om hur just er verksamhet fungerar!
  • Sätt behörighetsrestriktioner och håll ”bokare”-antalet så lågt som möjligt. Det är ganska viktigt att hålla en hierarki mellan bokarna. Hos oss har schemaläggarna för gymnasiet och yrkeshögskolan inte samma behörighet som konferensbokarna. Detta för att externa kunder ska prioriteras i vissa salar (konferenssalar). Konferenspersonal har exempelvis behörigheten att flytta på en YH-bokning medan en YH-bokare inte kan flytta på en konferensbokning.
  • Ha några månaders testperiod innan ni börjar använda TimeEdit. Detta gör att man kan undvika att lära in mindre bra genvägar, som kan hända när man jobbar under tidspress. Vi vet alla hur stressigt det kan bli med konferensverksamheter ibland, så lugn och ro är viktigt när man byter till en ny klient.
  • Håll ett otroligt tålamod. Du startar något helt nytt från grunden och det betyder att det kommer bli små fel och buggar här och var, men inget som inte går att lösa. Vi har använt TimeEdit i nästan ett år i nuläget och hittar fortfarande nya lösningar och förbättringar för vårt användande.
  • Ställ frågor och krav! Det är bättre att fråga och lära sig begränsningarna av TimeEdit genom ett ”nej” än att man antar att någonting inte går. I 99 % av fallen så har TimeEdit kunnat möta våra behov.

 

Hur går en konferensbokning till rent praktiskt på Xenter Botkyrka?

1. Tar emot en bokningsförfrågan från kund.
2. Bokar in kunden och frågar om eventuellt saknad information.
3. Går till TimeEdit webb och gör en urvalssökning på ”ej kompletta bokningar” för att kunna se vilka kunder jag behöver maila om mer information.
4. Gör en urvalssökning på möbleringar i våra konferensrum för att kunna ge som schema till vår vaktmästare.
5. Gör samma sak fast med cateringbeställningar till restaurangen.
6. Gör sedan en urvalssökning på ”konferensbokningar” för att få fram vårt schema.